Wie muss ich mit Veranstaltern umgehen?

Du musst für dich offensichtliche, einleuchtende oder logische Wünsche immer restlos mit dem Veranstalter abklären, um Missverständnisse von Anfang an zu vermeiden. Vor allem, wenn du mit einem Veranstalter zum ersten Mal zusammen arbeitest, darf man nicht vergessen, dass jeder Veranstalter anders arbeitet und eigene Geschäftsabläufe hat, nach denen er sich richtet. Also, alles ansprechen, was du für wichtig und fast schon selbstverständlich hältst.

Goldene Regel der Kommunikation

Wenn du mit dem Veranstalter redest, gilt: kurz, prägnant, präzise! Diese Regel gilt bei jedem kontakt (sei es telefonisch oder per E-Mail) mit dem Veranstalter. Zudem sollte man am Telefon nochmal kurz sagen wer man ist und um was es geht, um den Veranstalter thematisch mit ins Boot zu holen. Veranstalter sind auch nur Menschen und sind nicht sofort im Thema sobald sie die Telefonnummer sehen. Wichtig: Formuliere für z.B. ein Telefonat die Terminabsprache genau aus.

Timing & Taktgefühl

Generell sollte man guten Kontakt zu Veranstaltern pflegen und beibehalten. Man kann sich durch Fehlverhalten, die Chancen auf weitere Gigs in einer bestimmten Location schnell vermasseln. Es wird immer Mitarbeiter von dem Veranstalter geben, die sich an dich erinnern werden, und da ist es wichtig nicht auf deren “Blacklist” zu geraten. Solch eine ist natürlich inoffiziell und non-existent, dennoch relevant.

Kleine Gesten

Einen guten Eindruck beim Veranstalter zu machen ist natürlich auch wichtig - dieser möchte dich ja vielleicht wieder buchen. Durch kleine Aufmerksamkeiten hinterlässt du eine positive Wirkung. Mit z.B. einer Flasche Wein, Süßigkeiten oder einer Visitenkarte mit einem handschriftlichem “Danke” auf der Rückseite bewirkst du viel. Das Limit legt deine Fantasie fest. Because - a little goes a long way!

Sprachliche Flexibilität

Man kommt nunmal nicht drum rum: man sollte Englisch können. Nicht zwingend fließend, aber wenigstens die Basics sollte man drauf haben. Heutzutage ist es nur von Vorteil, wenn man mehr als eine Sprache spricht. Innerhalb Deutschlands gilt das natürlich auch. Wer deutsche Dialekte beherrscht ist quasi ein Sprach-Profi, und es zeugt von Vorteil, wenn man mit einem Veranstalter im jeweiligen Dialekt sprechen kann.

Vorbereitung ist alles

Schreib dir auf was du alles mit dem Veranstalter besprechen möchtest, deine Wünsche und Kernthemen wie z.B. Catering, Kostenübernahme, Anreise, usw. Am Ende des Gesprächs greife die Punkte, die nicht angesprochen wurden, nochmal auf und kläre sie ab. Lasst einander Ausreden und beachte, so gut es geht, die goldene Regel.

Schwarz auf Weiß

Die vertragliche Festlegung der Konditionen ist das A und O! Im heutigen Zeitalter gilt es alles schriftlich festzuhalten. Mündliche Absprachen haben in nach der deutschen Gesetzeslage kein Gewicht, vor allem nicht wenn es bereits eine Schriftliche gibt. Selbe Sache bei dem klassischem Handschlag, denn besitzt man bereits einen Vertrag ist der Handschlag eher Höflichkeit als eine Garantie. Falls sich an deinem Vertrag doch noch Änderungen ergeben, immer um den schriftlichen Nachweis bitten, denn nur die mündliche Absprache reicht nicht.


Mit diesen Tipps bist du auf einem sicheren Weg zum Erfolg und es besteht eine bessere Chance vom Veranstalter erneut angefragt zu werden.

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